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為了能使倉庫的賬實相符早日實現,為了能使材料成本核算準確,也為了其他部門能夠得到準確的倉庫數據, 特制定本規定:
1.日常操作管理規定:
1.1物料的驗收入庫:
1.1.1材料到達公司后,倉管員根據公司的采購訂單,核對材料的編碼,名稱,數量,規格是否一致.特別是對材料的編碼進行核對,采購訂單的數量,實際收貨的數量,廠商送貨單的數量是否一致,看是否與倉庫現有物料的編碼是否一致,如果存在同一種物料有多種編碼的話,要上報其主管進行修正.
1.1.2. 對于需要地磅過稱的物料,要經過財務,倉庫,.供應商三方一起過磅確認后,才能夠辦理確認入庫的數量.
1.2物料的存放及保管:
1.2.1材料驗收入庫后,需按不同的類別,特點和用途進行分類存放,對于同一種材料原則上要放在一起,但如果空間不夠時,要注明此種物料還有的所存放在什么位置,但存放位置不能超過兩個.
1.2.2物料存放后,要在相應的物料上或其旁邊的貨架上要注明物料的編碼,名稱,規格及其他必要的相關信息
1.3物料的發放:倉管員發料時,要核對庫存的物料與ERP領料單上的物料編碼是否一致,如果不一樣時,要及時上報其主管進行修正.確保所發物料與實物的名稱,編碼都一樣
1.4倉庫的記賬
1.4.1倉庫的記帳也要具有連續性:也就是說倉庫帳本上面的每次的結存數=上次的期末數+本期入庫數-期末結存數.如果需要盤點時調整,也應辦理盤點調整手續,且必須經過財務成本會計批準,然后登記在倉庫的帳本上面.倉庫的帳上不允許出現負數
1.4.2倉庫的帳本不能隨便涂改,如果發生記錯數字時,應劃線更改,并簽名確認;
1.4.3倉管員要根據有關的入庫單和領料單記帳,嚴禁私自亂記帳
1.4.4倉庫的摘要也很重要,不同類型的領料,摘要也應不同,內容要簡明,完整,確切
1.5倉庫單據的設立及保管: 倉管員應對入庫單及領料單按單號進行排序整理,少單或者單據手續不齊全,倉管員要負責.同時倉庫主管及財務成本核算員應定期不定期的進行抽查.
2.ERP單據錄入規定:
2.1從供應商采購回的物料,要及時辦理入庫,原則上當天采購的物料要當天入庫,最遲不要超過第二天下班前.對于當月采購的物料,在當月辦理材料出庫前一定先辦理采購入庫。
2.2.ERP材料出庫的領料部門應與實際的領料部門相符.
2.3如果在ERP中出現了某種物料有材料出庫單,但是當月沒有辦理采購入庫的,那么此物料的倉管員要負有一定的責任.如果當月發現了,應及時在當月辦理入庫.
2.4對于發外的物料,倉庫也應打材料出庫單,領料部門應為發外的廠商.總之,倉庫要確保所有物料的出入庫都有ERP的材料出入庫單據.
2.5對于廠商贈送的物料,倉管要輸其他入庫單,并在備注注明廠商贈送字樣.
2.6如果一個產品是有兩個產品的組合生成的,排產會按車間排成兩個產品,那么倉庫在輸銷售出庫單時,可根據每個產品的實際成本比例進行分攤其3.5折的銷售收入.
2.7對于外購產品,配件庫存的產品及材料的直接銷售,倉庫可根據銷售訂單直接輸入到材料出庫單中,以便材料成本核算系統取得材料的實際成本.
2.8所有生產車間用于生產的ERP材料出庫單,A類物料都應有生產訂單號產品編碼.對于沒有生產訂單號及產品編碼的不能輸入ERP單據.B類物料輸入調拔單.
2.9.如果打印出來領料單,倉庫的庫存數量沒有或者不夠時,并且所需物料當天內沒有辦法入庫時,應當及時辦理退料單(訂單號,產品編碼都必須有).
3.有關處罰規定
3.1如果稽查發現ERP物料的出入庫單據上的物料編碼,名稱與實際的賬本或者標簽不相符的,且倉管員沒有要求更正的,那么發現了一次,處于5-20元之間的罰款.
3.2.倉管員所管轄的物料比較混亂,且標識不清,標簽錯誤,并且沒有標簽的物料所占比例超過所管轄物料的1%時,處以20-100元之間的罰款.
3.3.倉管員的手工賬沒有及時登賬的(時間間隔不能超過1天),時間超過2天的處以10-20元之間的罰款.
3.4倉管的有關單據沒有按照上述要求操作的(2ERP單據的錄入規定),處以20-100元之關的罰款
3.5. 倉管員的有關單據沒有按順序整理好,或者單據有遺失的,根據情節的輕重,處以20-100元之間的罰款.
3.6對倉庫的盤點,如果盤點賬實不符的數量超過了規定標準的,處以30元以上的罰款.
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