廣義上的會展服務，既包括發生在展覽現場的租賃、廣告、保安、清潔、展品運輸、倉儲、展位搭建等專業服務，也包括餐飲、旅游、住宿、交通、運輸等相關行業的配套服務。會展服務質量的高低，直接影響到組展商與參展商的合作關系。參展商是展覽會的主體，主辦單位的收益主要來自企業支付的參展費用。因此，主辦單位與參展商之間的價值傳遞是非常重要的，參展商希望支付了展位費能夠從主辦方那里獲得更多的服務。
按照國際標準來規范首先，主辦單位要樹立服務觀念，按照市場化、商業化、專業化的要求來進行服務運作。國外會展發達的國家都有一套成熟的會展服務運作模式，而我國展覽業起步較晚，很多展覽會都具有較濃的行政主導色彩，主辦單位在客戶面前，往往是居高臨下的指揮者，而不是服務者。開幕式一結束，展覽會就宣告成功，主辦單位的人員便無影無蹤，在國外這種現象決不會出現，主辦單位是以服務客戶的形象出現的，特別是客戶服務中心可以幫助參展商、采購商解決具體各種問題包括投訴。只要是參展商、采購商需要的，主辦單位就應該想到做到，只有通過優質的服務形成一個固定的客戶群，主辦單位才能在群雄逐鹿的時代牢牢占據一塊自己的地盤。
其次，實現服務流程的規范化、標準化。國內很多展覽企業都已經意識到了展覽服務流程規范化、標準化的重要意義，如在全國率先獲得ISO9000國際質量體認證的深圳高交會展覽中心，就已經創立了一套包括展覽業務經營、展覽工程、展場租賃、會展物業管理等較為完善的會展服務體系。在展覽實踐中嚴格按照規范的流程進行運作，為高交會、家具展、中國國際互聯網展等大型展
覽會提供了一流、高效的會展服務。此外，上海、大連、廈門等城市的會展中心也都相應地建立了各具特色的服務運作模式。
精心制作會展服務手冊在組展過程中，主辦單位或展覽承辦商不可缺少的要為每家參展商提供一本優質的會展服務手冊。這本服務手冊制作的既要有吸引力，又要通俗易懂，還要標準規范。一方面，不要把手冊的讀者當作會展界高手，要把他們想象成初入展覽大門的新人，把一切可能想到的問題和解決方案都要寫進去。另一方面，及時和大會主辦方溝通，了解本屆展覽會服務的新變化。最后，你的會展服務手冊應該具有查詢方面的功能，可讀性強。這樣既具完整性又具易查性的會展手冊，可以節省會展工作人員和參展商的時間，減少摩擦。
會展服務手冊主要包括以下幾個方面：展覽內容方面，包括展覽的中英文名稱、展覽舉辦城市及場館的名稱；展覽日期，包括進場、出場日期；展覽承包商名字、地址、電話、傳真或其他相關承包商；詳述攤位租金付款方式（如果需要提供材料和服務的程序）；相關規定；敘說展覽的內容等。訂購單方面：包括正式合同信息、攤位承包公司名稱和其他指示標志、家具租借、裝潢和地毯、運輸、安置和拆除勞工、電力、消防、攤位清理等。其他相關服務方面：包括邀請函、配套宣傳策劃、住宿及行程安排、交通旅游、視聽設備、攝影、花藝、盆景租借、呼叫裝置、模特兒現場展示或接待等。 提供服務要以人為本會展服務也要體現重實效和“以人為本”的思想。比如，展覽會的布局完全以展品大類來劃分，方便觀眾參觀；參觀者剛踏進展覽館就能得到一份用不同文字編成的會展服務手冊或參觀指南；展場內還有就餐中心區、休息場所、便捷通道等等。這些都體現著主辦方無微不至的服務理念，也充分地體現了會展優質服務的魅力。
最后還需說明的是，會展服務與國際接軌并不是說要把國外會展服務模式全盤搬進來。我們在學習取經的同時，也應該注重推陳出新，開發出具有自身特色的服務模式。所以，一個成功的會展就應該把優質服務放在第一重要的位置。 |
返回頂部